Gestão de tempo: 6 dicas para otimizar a produtividade na empresa

Prazos apertados, equipes em pânico, desorganização nos setores internos e lentidão. Esses são alguns dos problemas mais comuns enfrentados pelas lideranças em qualquer tipo de negócio. Por essa razão, líderes de sucesso precisam zelar por uma gestão do tempo mais eficiente de trabalho das equipes a fim de que as metas sejam cumpridas.

Além disso, saber administrar prioridades e pendências nas empresas contribui igualmente para a entrega de bens e serviços dentro dos prazos estabelecidos com a qualidade prezada pela marca. Consequentemente, o nível de estresse dos colaboradores reduz enquanto a qualidade no trabalho, por outro lado, aumenta.

Quer saber mais? Então, continue lendo este post e conheça 6 dicas de como otimizar a produtividade do negócio por meio de uma gestão do tempo mais eficiente!

1. Ter senso de dono

A primeira dica está relacionada ainda à fase de admissão de líderes e demais colaboradores na companhia. Isso porque, além da identificação e seleção dos candidatos que apresentem um perfil mais proativo e dinâmico, é necessário que seja explicitado a eles, nesse momento, quais são os objetivos e valores do negócio.

Com gestores e equipes que agem sem a necessidade de cobranças prévias de seus superiores, a empresa consegue manter uma dinâmica mais rápida e orgânica, o que contribui diretamente para resultados mais promissores.

Assim, quanto maior a independência de gestores e colaboradores, menores são os empecilhos existentes em toda a cadeia de produção do negócio. Todavia, para isso, é preciso destacar mais uma vez o quão cuidadoso deve ser o processo de recrutamento e admissão.

Afinal, quanto mais poderes são delegados aos colaboradores, mais aptidão e senso de responsabilidade sobre suas funções e metas eles devem ter.

2. Melhorar a organização interna

A padronização de rotinas, a divulgação de normas internas e a atribuição nominal de tarefas específicas a cada colaborador, por exemplo, são ações efetivas no aprimoramento da organização de setores ou da própria empresa como um todo. Assim, à medida que procedimentos tornam-se mais uniformes, as equipes conseguem produzir bem mais em menor tempo.

Todavia, alterações provenientes de fatores externos à empresa, como economia, fornecedores etc., podem impactar indiretamente a linha de produção. Dessa forma, as possibilidades de reorganização interna e substituição de antigas rotinas por novas devem ser sempre levadas em consideração pelos gestores para que declínios e estagnações produtivas possam ser superados da melhor maneira.

Detalhe importante: em alguns cenários corporativos mais complexos, mudanças na cultura organizacional da própria empresa são inevitáveis para garantir uma organização interna mais eficiente.

3. Definir prioridades

Os prazos limite são uma constante no mundo empreendedor e cabe aos gestores administrá-los de acordo com um conjunto de variáveis dentro das empresas. O objetivo é que os produtos e serviços sejam entregues aos clientes do modo mais satisfatório possível.

Assim, imagine um escritório de advocacia com atuação em processos judiciais de clientes distintos. Nesse cenário, o gestor das equipes de advogados necessariamente atua como orientador e designador de tarefas.

Dessa forma, a princípio, ele deverá concentrar os trabalhos jurídicos na conclusão daqueles procedimentos mais urgentes (ou seja, com prazos processuais mais apertados). Caso contrário, ocorre o que mencionamos previamente: prazos apertados, equipes em pânico, desorganização nos setores internos e lentidão.

4. Criar planos de ação de curto, médio e longo prazo

O cumprimento das atividades delegadas aos colaboradores faz parte do próprio planejamento estratégico dos gestores na empresa. Desse modo, a conclusão de tarefas está atrelada a metas e estatísticas a serem alcançadas pelo gestor em conjunto com toda a equipe. Todavia, eventuais dificuldades podem ser encontradas no dia a dia do trabalho.

Por essa razão, a eliminação de procedimentos desnecessários, que requerem muito tempo dos funcionários e geram poucos resultados práticos, é uma medida que, se aplicada, reduz drasticamente os custos da empresa em curto, médio e, especialmente, longo prazo.

Assim, conforme o contexto corporativo e as sutilezas do negócio, ater-se a planos que utilizem melhor o tempo gasto pelos colaboradores permite uma distribuição mais eficiente da força laborativa disponível, destinando-a para outras funções mais relevantes.

Além disso, acompanhar o desenvolvimento individual em cada equipe auxilia bastante no cumprimento dessas metas, com gestores mais próximos e atentos às dificuldades de cada colaborador.

5. Utilizar a tecnologia e ferramentas a seu favor

Outra dica relevante para uma gestão do tempo mais fluida na empresa é a inclusão da automação na linha de produção. Afinal, o uso de maquinários e outras tecnologias facilita bastante as fases de produção, especialmente quando requerem a execução de repetições mecânicas.

Por exemplo: considere a rotina de uma empresa Y que produz sorvetes artesanais. O gestor dessa companhia constatou que alguns de seus funcionários, na verdade, gastam um tempo enorme na fase de mistura (manual) dos ingredientes.

A solução encontrada para esse caso seria a aquisição de um maquinário que possa facilitar todo o processo de mistura. Dessa forma, seus colaboradores são transferidos para outras tarefas na cadeia produtiva, permitindo que o número de encomendas confirmadas aumente sem que a entrega atrase.

6. Aproveitar as habilidades dos colaboradores

Outra dica importante: as características e experiências profissionais dos colaboradores podem ser mais bem utilizadas pela empresa conforme a compatibilidade do perfil com o cargo disponível na empresa.

Nesse sentido, os colaboradores mais detalhistas, por exemplo, podem ser incumbidos das funções que requerem maior cuidado e dedicação a particularidades. Diferentemente dos funcionários mais ágeis, para os quais o repasse de atividades com prazos mais apertados é geralmente mais indicado.

Isso porque o gerenciamento do tempo nas equipes também leva em conta o perfil e o estilo de trabalho dos funcionários. Dessa forma, o bom gestor consegue beneficiar-se do que cada um tem de melhor a oferecer à empresa, sem estresse ou atraso.

Com essas dicas, a gestão do tempo pode se tornar mais eficiente em sua empresa. No entanto, antes de mais nada, é essencial que tanto os próprios líderes, quanto toda a equipe sejam naturalmente proativos para que o fluxo de trabalho se desenvolva da forma mais orgânica e eficiente possível.

Além disso, a elaboração e fiscalização das rotinas padronizadas, por meio de políticas e regramentos na empresa, facilita a organização interna dos setores — o que, em última instância, reflete na entrega de resultados dentro dos prazos esperados e com a qualidade exigida. Tudo para que a gestão do tempo possa facilitar, e não atrapalhar, as metas empresariais. Interessante, não é mesmo?

Sendo assim, o que você acha de conhecer, a seguir, a Jazzer? Oferecemos suporte e treinamento para o desenvolvimento de lideranças em qualquer modelo de negócio. Entre em contato conosco para saber mais sobre o nosso trabalho!